A informação

Conceito de informação
Antes de procedermos à descrição dos atributos qualitativos da informação, é essencial compreendermos o significado de “informação”, correntemente confundida com os dados e com o conhecimento. Contudo, são termos bastante distintos, pelo que é essencial aprendermos a distingui-los.
Os dados, caracterizados por atributos e valores, sem um processamento adequado não transmitem ao utilizador qualquer tipo de informação e desta forma não geram valor para a organização.
A informação consiste nos dados capazes de remover incertezas, de forma total ou parcial, e desta forma auxiliar no processo de tomada de decisão. No entanto, a informação não é apenas um conjunto de dados estruturados, pois estes têm de ser úteis ao utilizador. Os dados que “eu já sabia” ou sobre os quais eu “não quero saber”, não são dados úteis uma vez que não removem incertezas, não sendo informação.
Dados é tudo o que pode ser processado e as informações são dados que descrevem um domínio físico ou abstracto (Gadomski, 1993).
Salienta-se que a informação é um dado, mas poucos dados são informação. O dado apenas é informação quando é novidade e revela algo que se deseja saber (Trigueiros, 2011).

O conhecimento, advém de diversos factores, tais como os dados, a informação e do seu envolvente. Significa que os utilizadores interpretam a informação e utilizam-na nos seus processos de decisão.
Numa lista telefónica, podemos claramente efectuar a distinção dos conceitos acima referidos. A lista em si, como estamos habituados a consultar, possui informação estruturada que permite ao utilizador possuir acesso ao número de telefone ou à morada de determinado indivíduo. Por outro lado, se este apenas tivesse acesso a determinados dados, por exemplo apenas ao número de telefone, este só por si não lhes transmitiria qualquer género de informação pois estes são dados sem contexto.

Os sistemas de informação (SI) têm como objectivo a transformação dos dados em informação e/ou em conhecimento, tendo como input os dados. Desta forma, os SI podem ser equiparados a fabricas, pois da mesma forma que estas transformam matérias-primas em produtos acabados prontos a serem enviados para os clientes, os SI transformam a informação e os dados em mais informação para fornecer aos utilizadores (Wang, 2000). Sendo a sua missão, fornecer informação com qualidade aos seus utilizadores.

Requisitos (desafio) da informação
A conversão dos dados em informação depara-se com os seguintes desafios:
·         Os dados têm de ser de boa qualidade, sendo este um dos maiores problemas. Apenas nos anos 90, é que os SSD (Sistemas de Suporte à Decisão) se viraram para os dados, não porque não se preocupassem com eles, mas sim devido à complexidade intrínseca ao seu tratamento, nomeadamente quanto ao seu tratamento de uma forma estruturada e sistemática;
·         Não devem ser recolhidos mais dados do que aqueles que são necessários. Caso necessário esse processo incremental deverá ser efectuado de uma forma gradual;
·         Automação da recolha dos dados. Este processo evoluiu bastante com o aparecimento dos códigos de barras, que permitem a introdução no sistema de uma maior volume de informação num curto espaço de tempo e informação de maior qualidade;
·         A informação deve ser atempada, caso contrário permite a remoção da incerteza no processo de tomada de decisão, consequentemente deixa de ser útil;
·         A informação deve ser comunicada ao utilizador de forma a permitir-lhe absorvê-la. Esta deve ir de encontro às “questões/duvidas” do mesmo (“straight to the point”), pelo que os analistas de dados não devem divagar na informação que transmitem.

É de salientar, que um conjunto de dados pode estar correcto, mas se a sua forma de apresentação ao utilizador não for de simples interpretação e se esta não for disponibilizada atempadamente, a qualidade da mesma será reduzida para o utilizador.

A informação ao falhar no cumprimento dos requisitos acima, perde interesse para o utilizador, naturalmente este deixará de utilizar os sistemas de informação. Cada vez mais, os utilizadores exigem obter atempadamente informação de qualidade de uma forma rápida.

Atributos da informação
Nos últimos anos tem-se vindo a reconhecer a importância estratégica da informação para as empresas. Consequentemente, os problemas associados à falta da qualidade da informação são um sentimento cada vez mais trivial nas empresas. A mais-valia gerada pelos investimentos em informação é só por si bastante difícil de mensurar, no entanto após a implementação dos mesmos a falta de qualidade da informação repercute-se nas empresas, com maior ou menor impacto, traduzindo-se no acréscimo de custos ou na redução dos proveitos. Ou seja, é difícil mensurarmos à priori o beneficio gerado pela qualidade da informação, mas por outro lado torna-se simples mensurarmos os impactos causados pela falta da mesma.

Destacam-se as seguintes características qualitativas da informação:
·         Detalhe – o nível de detalhe é o principal atributo da informação e classifica-se em exaustiva, detalhada e resumida. Apenas deve ser facultada ao utilizador, a informação que este pretende obter;
·         Exactidão – Classifica-se em precisa, aproximada e vaga. Os utilizadores nem sempre pretendem obter os dados mais precisos. Por exemplo, os sistemas FUZZI baseiam-se em informação vaga sobre a qual não temos uma certeza mas apenas uma ideia. Por vezes a exactidão pode ser confusa, não sendo a informação adequada. Por exemplo, saber-se que se tem de travar o carro 6 segundos antes de se chegar ao local no qual se pretende parar, é uma informação inútil;
·         Dureza – Classifica-se em evidente, inferencial e conjectural. Informação evidente é a que pode ser verificada imediatamente, a inferencial pode tornar-se evidente após algum raciocínio e a conjectural é informação que não podemos validar (por exemplo, um advogado afirmar a inocência do seu cliente sem provas que suportem a sua afirmação). É importante fazermos a distinção entre a informação que é conjectural da que não o é;
·         Claridade – Classifica-se em clara, confusa ou ambígua. A informação clara é a que apenas possui uma interpretação, a confusa é a informação a partir da qual não conseguimos chegar directamente ao seu significado e a ou ambígua é a que pode ter mais do que uma interpretação. Os utilizadores pretendem sempre informação clara e nunca ambígua;
·         Consistência / abrangência – Classifica-se em abrangente, parcial ou truncada. A informação abrangente é a que descreve tudo o que deveria descrever, a parcial apenas demonstra uma parte do todo (p.e. apenas mostra um dos lados da moeda, é uma meia verdade) e a truncada é a que apenas contem uma parte ínfima da verdade;
·         Objectividade – Classifica-se em objectiva, distorcida ou falsa. Por exemplo, na consistência omite-se informação e na objectividade distorce-se a realidade, representando a omissão vs a mentira.

Os atributos acima mencionados podem ou não possuir uma relação directa entre si. Por exemplo, informação que não é consistente também não é objectiva.

Contudo, para outros autores e sectores de actividade, existem outras dimensões para categorizar a qualidade da informação. Adaptando a visão de outros autores como Wang (Richard Y. Wang, 2002) a qualidade da informação deve ter em consideração as seguintes características:
·         Intrínseca – Os dados, independentemente do seu fim, devem ser correctos, objectivos, fiáveis e ser verdadeiros;
·         Contextual – A informação, dependendo do seu contexto, deve gerar valor acrescentado, ser relevante, estar disponível, ser completa e de volume apropriado;
·         Representacional – A informação deve ser transmitida aos utilizadores de forma que esta seja interpretável, compreensível, consistente e concisa;
·         Acessibilidade – Na qualidade da informação um importante aspecto é a acessibilidade e a segurança dos dados.


Por outro lado, é interessante distinguirmos as características exigidas por diferentes hierarquias nas empresas. O quadro abaixo permite-nos distinguir entre as necessidades exigidas ao nível táctico e ao nível operacional.

Nível táctico
Nível operacional
Não comparativa
Rotineira
Precisa
Alta circulação
Orientada para decisões de curto prazo
Informa a regra e não a excepção
Detalhada
Interna à empresa
Comparativa
Apresentada graficamente
Baixa precisão
Baixa circulação
Orientada para decisões de longo prazo
Informa a excepção
Pouco detalhada
Interna e externa à empresa
        Quadro 1 - Evolução dos sistemas de suporte à decisão

Nos últimos anos, têm-se vindo a sentir a exigência dos utilizadores, relativamente à rapidez com que a informação é disponibilizada e os custos associados à mesma, emergindo duas novas características associadas à informação: esta deve ser veloz e económica. Os custos associados à implementação de SI têm vindo a diminuir, tornando-se cada vez mais acessíveis a empresas de pequena e média dimensão. Esta progressão, deve-se não só aos avanços tecnológicos, mas também à crescente oferta de sistemas cada vez mais “user friendly” e de mais simples de implementação.
Como pode ser verificado, não existe unanimidade sobre as características e o significado das mesmas, no entanto devemos estar cientes que estas devem ser sempre adaptadas às necessidades dos utilizadores, tarefa que por vezes é bastante difícil pois deriva da experiencia e conhecimento de cada um independentemente do seu papel na organização.



Referências

Gadomski, A. (1993).
Richard Y. Wang, L. L. (2002). Obtido em 2011, de web.mit.edu/tdqm/www/.../PipinoLeeWangCACMApr02.pdf
Trigueiros, D. (2011). I: Teoria da Decisão ISCTE-IUL, DCTI. In Sistemas Integrados de Apoio à Decisão.
Wang, R. Y. (2000). Data quality. Kluwer Academic Publishers.

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(Texto da autoria de uma antiga aluna de MSIAD. Texto e imagem tirados daqui, com  os devidos agradecimentos)


Candidatar ao Mestrado em Sistemas Integrados de Apoio à Decisão (MSIAD) - ISCTE-IUL




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